每个向大型企业销售产品或服务的组织,每年都要多次回答同样的安全问卷:客户的供应商评估、网络保险公司的续保表格、审计师的资料请求清单,措辞各不相同,询问的却都是同样的三四十项控制措施。问卷(位于“第三方风险”下)将这些工作合而为一:按收到时的原样上传文件,让平台根据您的控制措施库以及您之前批准过的答案草拟回答,审核后再把电子表格发回。
上传问卷
选择新建问卷,选取文件并注明发送方(客户、保险公司、审计师、监管机构)。Excel 和 CSV 文件按行读取:单元格内容看起来像问题的那一列会成为问题列表,同一行中位于其前面的任何简短单元格会保留为章节或编号。Word 和文本文档逐行读取:以问号结尾或以数字开头的行会成为问题,其上方的简短行会成为章节。可接受最大 5 MB、最多 1,000 个问题的文件。解析器未能识别的任何内容都可以事后手动添加。
草拟答案
草拟答案每次处理十个未回答的问题。系统会先在答案库(即您在以往问卷中批准过的答案)中查找每个问题;完全匹配或意思相近的问题会直接采用已有记录作答,并附上该答案所依据的控制措施。其余问题会发送给您组织自己的 AI 服务提供商(在“设置”的“AI”中配置),并附带一条指令:只能依据控制措施库、各控制措施所满足的要求、其证据以及已批准的策略作答,注明所依据的控制措施,并在没有依据时回答“记录中无相关信息”,而不是编造内容。每个草拟答案都会显示其来源;对于 AI 草拟的答案,还会显示上下文对其支持的充分程度。
审核和批准
每个问题都会显示草稿、其所依据的控制措施(如果平台选错了,可从选择器中更改)以及批准和不适用两个操作。您可以直接就地编辑文本;离开该字段即会保存。勾选将已批准的答案保存到答案库后,批准某个答案时会将其按问题的原始措辞存储,这样下一份以相同或相近措辞询问同一内容的问卷就能直接采用已有记录作答。答案库会随着每一份问卷不断扩充,需要人工处理的问题比例也随之下降。
导出
导出(Excel)会生成一个工作簿,按原始顺序每个问题占一行:章节、问题、答案、状态、其背后的控制措施以及针对该问题记录的证据。状态为“已批准”的问卷在下载时会被标记为“已导出”。如果请求方希望填写他们自己的模板,可以直接粘贴答案列;导出保留了原始顺序,因此只需几分钟即可完成。